Datenschutzhinweis

§1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

OnRep Consulting GmbH
Friedrich-Ebert-Anlage 49
60308 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: info@onrep.ai
Telefon: +49 69 247466190

§2 Gegenstand dieses Datenschutzhinweises

Dieser Datenschutzhinweis informiert Sie darüber,

• welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten,
• zu welchen Zwecken dies geschieht,
• auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt,
• und welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen.

Die Nutzung der Plattform OnRep AI richtet sich ausschließlich an Unternehmer (B2B).

§3 Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach den Grundsätzen der DSGVO, insbesondere:

• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Transparenz
• Integrität und Vertraulichkeit
• Speicherung nur so lange wie erforderlich

Eine Nutzung Ihrer Daten zu anderen als den in diesem Datenschutzhinweis beschriebenen Zwecken erfolgt nicht.

§4 Verarbeitete Datenarten

Je nach Nutzung der Plattform verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

4.1 Vertrags- und Kontodaten

• Name
• Unternehmensname
• E-Mail-Adresse
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Vertrags-, Laufzeit- und Abrechnungsdaten

4.2 Nutzungs- und Plattformdaten

• eingegebene Webseiten-URLs
• Analyse- und Dashboarddaten
• Nutzungs- und Aktivitätsdaten innerhalb der Plattform
• erzeugte Inhalte (z. B. Texte, Entwürfe, Reports)

4.3 Kommunikationsdaten

• E-Mail-Kommunikation
• Support-Anfragen
• WhatsApp-Nachrichten (falls genutzt)
• Call-Notizen und Gesprächszusammenfassungen

§5 Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Verwaltung der Plattform
• Durchführung von KI-Analysen und Auswertungen
• Erstellung von Reports, Dashboards und Handlungsempfehlungen
• Kundenbetreuung, Support und Kommunikation
• Vertragsabwicklung und Abrechnung
• Weiterentwicklung, Optimierung und Sicherheit der Plattform

§6 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen)

Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb der Plattform sowie in der kontinuierlichen Verbesserung unserer Leistungen.

§7 Einsatz von KI-Systemen & Drittanbietern

7.1 KI-Modelle & APIs

Unsere Plattform nutzt externe KI-Systeme und APIs (z. B. Sprach-, Analyse- und Auswertungssysteme).

Wichtig:

• Kundendaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Inhalte werden ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet.
• Es erfolgt keine eigenständige Weiterverwertung der Inhalte durch uns.

7.2 Weitere Drittanbieter

Je nach Funktionsumfang der Plattform können folgende Kategorien von Dienstleistern eingesetzt werden:

• Hosting- und Serveranbieter (Vercel für die Website, Supabase mit Servern in Frankfurt für die Datenbank)
• Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe, PayPal, Klarna)
• E-Mail- und Kommunikationsdienste
• Analyse-, Monitoring- und Sicherheitsdienste
• Videoanbieter (Bunny.net aus Slowenien für Videos auf unseren Seiten)

Alle eingesetzten Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Einige Dienstleister sitzen in den USA. Dorthin übermitteln wir Daten nur mit EU-Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Vercel misst außerdem ohne Cookies, wie schnell unsere Seiten laden (Speed Insights). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einer schnellen Website. Kontaktdaten und den Stand von Anfragen verwalten wir in unserem CRM SalesSuite.

§7a Marketing- & Tracking-Technologien

Wir setzen – ausschließlich nach Ihrer Einwilligung – Marketing- und Tracking-Technologien ein, um Kampagnen zu messen und unsere Angebote zu optimieren.

• Google Tag Manager (Tag-Verwaltung)
• Meta Pixel (Facebook/Instagram Remarketing)
• Google Ads (Conversion-Tracking)
• LinkedIn Insight Tag (B2B-Kampagnenmessung)

Starten Sie mit dieser Einwilligung einen RepScan, einen KI-Scan oder eine KI-Analyse, speichern wir die Meta-Klick-Kennung aus der Adresse (fbclid) und die Kennung des Meta-Pixel-Cookies (_fbp) mit Ihrem Scan. Wir übermitteln beide zusammen mit Ihren Kontaktdaten an unser CRM SalesSuite, damit wir sehen, welche Anzeige zu Ihrer Anfrage geführt hat.

Meta Pixel: Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland. Für die Erhebung und Übermittlung der Daten an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich nach Art. 26 DSGVO (Vereinbarung mit Meta). Meta kann Daten an die Meta Platforms Inc. in den USA übermitteln, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework. Die Cookies _fbp und _fbc werden bis zu 90 Tage gespeichert.

Meldung von unserem Server an Meta: Mit dieser Einwilligung meldet nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse auch unser Server Ihre Anfrage an Meta (Conversions API). Dabei übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur als Hash, nie im Klartext, dazu die Meta-Kennungen, Ihre IP-Adresse und Ihren Browsertyp. Meta zählt Ihre Anfrage dabei nur einmal.

Zweck: Reichweitenmessung, Conversion-Tracking, Remarketing, Kampagnenoptimierung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Eine Verarbeitung findet erst nach aktiver Zustimmung statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

§7b Google Analytics 4

Wir nutzen Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics wird erst geladen, nachdem Sie über das Cookie-Banner in die Kategorie "Analyse" eingewilligt haben. Ohne Einwilligung lädt Google Analytics nicht.

Verarbeitete Daten: Seitenaufrufe, Verweildauer, ungefähre Herkunft, verwendeter Browser und Gerätetyp, Herkunftsquelle des Besuchs (z. B. Suchmaschine oder KI-Assistent). Google Analytics setzt hierfür Cookies (_ga, _ga_*). Die IP-Adresse wird von Google nur zur Ableitung der ungefähren Herkunft verwendet und anschließend verworfen, nicht gespeichert.

Zweck: Reichweitenmessung und Verständnis, über welche Kanäle Besucher unsere Website finden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen; dabei werden die Analytics-Cookies gelöscht.

Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

§7c Google-Verbindung in OnRep AI

Wenn Sie die Google-Verbindung in OnRep AI aktivieren, erhält die Plattform erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über Google OAuth einen ausschließlich lesenden Zugriff auf ausgewählte Daten aus Google Analytics 4 und Google Search Console.

Verarbeitete Daten: Aus Google Analytics 4 verarbeiten wir verfügbare Konten und Properties sowie Berichtsdaten wie Sitzungen, engagierte Sitzungen, Zeiträume, Zugriffsquellen und Landingpages. Aus Google Search Console verarbeiten wir bestätigte Websites sowie Suchanfragen, Seiten, Impressionen, Klicks, Klickrate und durchschnittliche Position. Zusätzlich verarbeiten wir die für die Verbindung erforderliche Google-Kontokennung und OAuth-Zugangsdaten.

Zweck: Die Analytics-Daten werden im Traffic-Dashboard angezeigt. Die Search-Console-Daten werden im Traffic-Dashboard angezeigt, sobald diese Auswertung verfügbar ist.

Speicherung und Sicherheit: OAuth-Zugangsdaten werden verschlüsselt und serverseitig gespeichert. Die Daten sind dem jeweiligen Kunden-Arbeitsbereich zugeordnet und für andere Kunden nicht zugänglich. Nach dem Trennen der Google-Verbindung wird der Google-Zugriff widerrufen und die gespeicherten OAuth-Zugangsdaten werden gelöscht. Bereits importierte Berichtsdaten werden spätestens mit der Löschung des Kundenkontos oder auf einen berechtigten Löschantrag hin gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Weitergabe und eingeschränkte Nutzung: Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Training von KI-Modellen eingesetzt. Technische Dienstleister verarbeiten diese Daten nur, soweit dies für Betrieb, Hosting und Sicherheit der beschriebenen Nutzerfunktionen erforderlich ist.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die OnRep AI von Google APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung.

Sie können den Zugriff jederzeit in den Einstellungen Ihres Google-Kontos widerrufen.

§7d Anbindung Ihrer Website oder Ihres Shops

Verbinden Sie Ihre eigene Website oder Ihren eigenen Shop mit der Plattform, etwa WordPress, Webflow, Shopify, Wix, Framer oder ein eigenes System, verarbeiten wir die dafür technisch erforderlichen Angaben.

Verarbeitete Daten:

• Adresse der Website oder des Shops
• gewähltes Veröffentlichungsziel, etwa Blog oder Sammlung
• Autorenname, unter dem die Artikel erscheinen
• Zugriffsschlüssel der gewählten Plattform, verschlüsselt gespeichert

Zweck: ausschließlich das Veröffentlichen der von Ihnen freigegebenen Artikel auf der von Ihnen gewählten Plattform.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: bis Sie die Verbindung trennen oder der Vertrag endet. Der gespeicherte Zugriffsschlüssel wird dabei unbrauchbar gemacht.

Zur Vertragserfüllung übermitteln wir den Artikel und die zugehörigen Angaben an die von Ihnen gewählte Plattform. Diese Plattformen sind keine Auftragsverarbeiter von uns. Sie verarbeiten die dort eingehenden Daten als eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen und im Rahmen des Vertrags, den Sie mit ihnen geschlossen haben.

§7e Messung auf den Scan-Seiten

Auf RepScan, KI-Scan und KI-Analyse zählen wir ohne Cookies, wie oft die Seiten aufgerufen und welche Schritte eines Scans erreicht werden, jeweils mit den Kampagnenangaben aus der Adresse. Tritt auf diesen Seiten oder bei der Anmeldebestätigung ein technischer Fehler auf, speichern wir Art und Ort des Fehlers, die Programmversion sowie Browser- und Geräteart. Eine IP-Adresse oder Kennung Ihres Geräts speichern wir für beides nicht. Der Link zur Terminbuchung bei Calendly enthält die Kennung Ihres Scans, damit wir eine Buchung zuordnen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an der Verbesserung unseres Angebots. Fehlerangaben löschen wir nach 30 Tagen, Seitenaufrufe nach 13 Monaten. Scan-Schritte speichern wir so lange wie den Scan.

§7f Schutz der Scan-Seiten vor Missbrauch (Cloudflare Turnstile)

Auf unserer Startseite und auf RepScan, KI-Scan und KI-Analyse nutzen wir Cloudflare Turnstile, um Menschen von automatisierten Anfragen zu unterscheiden. Dazu lädt Ihr Browser ein Skript von Cloudflare. Es sendet technische Merkmale Ihres Browsers und Geräts an Cloudflare, etwa die IP-Adresse, die Browserkennung (User-Agent) und Merkmale der Verbindung, und erhält dafür ein Prüfzeichen (Token). Wenn Sie einen Scan starten, lassen wir dieses Prüfzeichen von Cloudflare prüfen, ohne Ihre IP-Adresse mitzusenden. Zu Ihrem Scan speichern wir das Ergebnis der Prüfung mit etwaigen Fehlercodes, eine grobe Browserklasse (zum Beispiel „Instagram-App auf dem iPhone“ oder „Desktop-Browser“), Zeitpunkt und Wartezeiten sowie, wie der Scan gestartet wurde und ob er anlief. Das Prüfzeichen selbst, die vollständige Browserkennung und Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Diese Angaben löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse, die kostenlosen Scans vor Missbrauch zu schützen. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Cloudflare nutzt die Merkmale außerdem in eigener Verantwortung, um Turnstile zu verbessern. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Cloudflare (https://www.cloudflare.com/privacypolicy/) und im Zusatz für Turnstile (https://www.cloudflare.com/turnstile-privacy-policy/).

§8 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister.

Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern).

Die Verarbeitung der Zahlungsdaten erfolgt eigenverantwortlich durch den jeweiligen Zahlungsanbieter gemäß dessen Datenschutzbestimmungen.

§9 Speicherung & Löschung

• Vertrags- und abrechnungsrelevante Daten werden für die Dauer des Vertrags gespeichert.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerrechtlich) bleiben unberührt.
• Nach Vertragsende enden die Leistungen, Ihr Konto bleibt bestehen. Auf Wunsch löschen wir es mit allen Daten, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht.

§10 Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen, unter anderem:

• Zugriffsbeschränkungen
• verschlüsselte Datenübertragungen
• rollenbasierte Berechtigungen
• regelmäßige Sicherheits- und Systemprüfungen

§11 Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich, wenn:

• dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

§12 Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten (soweit rechtlich zulässig)
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

§13 Kein automatisiertes Profiling mit Rechtswirkung

Es findet kein automatisiertes Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, das rechtliche oder vergleichbare erhebliche Auswirkungen auf Sie entfaltet.

§14 Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis anzupassen, sofern rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf der Website abrufbar.

§15 Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: info@onrep.ai

§16 Kostenloser Scan (RepScan, KI-Scan, KI-Analyse)

Für einen kostenlosen Scan geben Sie Ihre Website, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre Telefonnummer an. Damit erstellen und senden wir Ihren Bericht (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit Ihrer Einwilligung rufen wir Sie dazu an oder schreiben Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wir speichern Scan- und Kontaktdaten, solange sie für Bericht, Kontakt und eine mögliche Zusammenarbeit nötig sind. Auf Wunsch löschen wir sie jederzeit. Zum Schutz vor Missbrauch und für das Scan-Limit speichern wir außerdem Prüfwerte (Hashes) Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer IP-Adresse und Ihres Browsers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Prüfwerte von IP-Adresse und Browser löschen wir nach 30 Tagen. Datenbank und E-Mail-Versand laufen über Supabase (EU-Server Frankfurt) und Resend (USA, mit EU-Standardvertragsklauseln).